Bald auch nur noch Ziffern oder Abkürzungen bei der Emailadresse?

Die meisten Emailadressen in Firmen stellen eine Kombination aus Vor- und Nachname der Mitarbeiter mit einem „.“ dazwischen und dem Firmennamen dar. Jetzt kamen aber die ersten Bedenken auf, ob dies nicht einen unzulässigen Eingriff in die Privatsphäre der Mitarbeiter darstellen könnte.

Die Antwort richtet sich nach § 26 BDSG (neu). Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig, wenn dies insbesondere für dessen Durchführung erforderlich ist.

Also, für die grundsätzliche Erreichbarkeit eines Mitarbeiters ist die personalisierte Emailadresse nicht erforderlich. Abkürzungen wie m.m@musterfirma.de könnten eine Alternative sein, aber die Kombination könnte häufig gleich sein, so dass hier wieder mit Ziffern zur Eindeutigkeit gearbeitet werden müsste. Und die Nummer „1“ könnte bei den Emailschreibern eine andere Erwartung erwecksen, als die Ziffer „19“. Die Nutzung der Personalnummer ist keine zulässige Alternative, da dadurch Interna über den Mitarbeiter nach außen getragen werden, die dort nicht hingehören. Letztendlich wird man sagen müssen, dass die Kombination aus Vor- und Zuname für eine einfache Erreichbarkeit der Mitarbeiter erfordelrich ist.

Stephanie Iraschko-Luscher

18.12.2018

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